Em um ambiente tão movimentado e sistemático como é o de um escritório ou empresa de pequeno/médio porte, é necessário sempre manter a ordem e controle dos equipamentos que fazem parte da rotina de atividades. Tratando-se principalmente dos setores administrativos da organização (responsáveis por toda papelada), impressoras e copiadoras se apresentam como soluções fundamentais para organizar o fluxo de documentos, dando total suporte para os profissionais com suas impressões.
Mas como toda operação com grande volume de trabalho, estes equipamentos necessitam de um cuidado e atenção maior do que o comum, pois estão sujeitas a um processo de reposição muito maior, além de precisarem de reparo constante para serem preservadas. E para isto, nada mais importante do que manter um processo de manutenção preventiva para evitar sofrer com “surpresas indevidas”. Confira algumas dicas abaixo:
Dicas de manutenção básica de impressora:
NÃO FORCE A INICIALIZAÇÃO E DESLIGAMENTO DA IMPRESSORA MUITAS VEZES POR DIA
Forçar este tipo de operação na impressora pode ser prejudicial para o seu funcionamento. Isto porque, o equipamento necessita de uma grande quantidade de energia para realizar sua inicialização, exigindo uma grande atividade de seus componentes elétricos. No caso do desligamento, o equipamento trabalha o fim de todos processos em vigor, e mais uma vez os componentes são requeridos para realizar o processo com sucesso.
Para ambientes de empresas mais tradicionais, onde popularmente costuma-se utilizar a impressora durante o período da manhã e da tarde (horário de expediente), o período noturno se caracteriza como o momento de pausa e hibernação do equipamento. Mesmo para esses momentos menos movimentados, visando a preservação da impressora, recomenda-se evitar ligar e desligar a impressora por muitas vezes.
PREVINA-SE, MANTENHA O EQUIPAMENTO LIGADO A UM ESTABILIZADOR
Em conjunto a dica anterior, o estabilizador é um amparo muito importante para a impressora. Tendo como a principal função, manter a integridade do equipamento contra possíveis apagões e desligamentos (que podem, inclusive, até ocasionar na queima de alguma placa da impressora), o estabilizador é essencial também para coordenar o grande volume de energia elétrica concentrado nas tomadas da sala local.
QUALIDADE SEMPRE EM PRIMEIRO LUGAR, GERENCIE BEM OS SUPRIMENTOS
Até pelo grande volume de impressão gerado em um ambiente como este, é comum que o suporte e assistência nas impressoras aconteça com uma certa regularidade. Para todos os procedimentos deste tipo, é sempre recomendado que opte por trabalhar com as melhores marcas de suprimentos, priorizando a reposição de materiais (toners, cartuchos, papéis) que mantenham a qualidade para aquela atividade e o fluxo de trabalho da impressora local.
A escolha de suprimentos de segunda linha, pode ocasionar uma série de malefícios para a sua operação, que vão desde a perca de qualidade na impressão (comprometendo até mesmo a integridade de relatórios, apresentações e documentos) e o desequilíbrio considerável na relação custo-benefício (uma vez que estes suprimentos não rendem da mesma forma), até a diminuição da vida útil da sua impressora.
NÃO PAUSE DURANTE AS FÉRIAS
Ao chegar no fim do ano as impressoras finalmente têm um período de descanso, depois de trabalhar arduamente ao longo da temporada. E com o término de operação da equipe, chega também as férias dos funcionários e o recesso dos equipamentos, correto? Não exatamente!
Para garantir que as impressoras voltem a funcionar com qualidade após a pausa das férias, é importante ligar o equipamento ao menos uma vez por semana. Desta forma, você evita o surgimento de problemas de entupimento de tubos e ressecamentos pela inatividade durante o período.
Outsourcing de impressão
Caso ainda você não veja condições de gerenciar todas essas dicas com o seu equipamento ou necessita qualificar sua operação ao mesmo tempo que precisa diminuir os seus custos, a melhor solução é procurar pelo serviço de outsourcing de impressão.
Com a locação das impressoras, você ganha um suporte substancial da assistência técnica, que te ajuda a melhorar a qualidade da impressão, além de fazer a reposição de todos os suprimentos e manter os modelos mais modernos e atualizados conforme a necessidade da sua operação.
